QUÉ SON??

ADIMISTRACIÓN DE PROYECTOS:

La problemática de la planeación de proyectos no ha sido una problemática reciente, si no que desde tiempos pasados nuestros antepasados han enfrentado emprendimientos de gran envergadura que significaron una problemática desde el punto de la planificación.

Actualmente se han logrado perfeccionar herramientas que permiten a los administradores de dichos proyectos, realizar una labor más eficiente permitiendo una óptima aplicación de los recursos en las mismas y logrando una maximización de los mismos.

Admitiendo que la ejecución de un proyecto o elaboración se puede subdividir en planear, programar y controlar, y hablando de manera clásica, podemos considerar las técnicas PERT (Program Evaluation and Review Technique) y el CPM (Critical Path Method,) que son los más usuales para un primer cometido. En general estas técnicas resultan útiles para una gran variedad de proyectos que contemplen: Investigación y desarrollo de nuevos productos y procesos, Construcción de plantas, edificios, y carreteras, Diseño de equipo grande y complejo, Diseño e instalación de sistemas nuevos, Diseño y control de epidemias, y otras múltiples aplicaciones en las cuales se requiera una planificación adecuada.

En los proyectos como estos, los administradores deben programas, coordinar las diversas tareas o actividades a desarrollar un proyecto, las cuales no necesariamente son secuenciales, y aun en este caso estas actividades son interdependientes.

Existen técnicas para la administración de proyectos que comprende la planeación, programación y control de sus actividades. Estas técnicas serán explicadas posteriormente.

Control del proyecto:

El control de grandes proyectos, como el control de cualquier sistema de administración, implica la supervisión detallada de recursos, costos, calidad y presupuesto. Controlar también significa usar un círculo de retroalimentación para revisar el plan del proyecto y tener la capacidad para canalizar los recursos a donde más se necesiten. En la actualidad los informes y graficas computarizados PERT/CPM están disponibles en las computadoras personales. Algunos de los programas más utilizados son Primavera (de Inc.), MacProyect (de Apple Computer Corp.), Pertmaster (de Westminster software, crosofts corp.)  entre otros.

Estos programas producen una amplia variedad de reportes que incluyen:

1.     Desgloses detallados de costos de cada actividad

2.     Curvas laborales del programa total

3.     Tablas de distribución de costo

4.     Costo funcional y resúmenes por hora

5.     Pronósticos de materia prima y gastos

6.     Reportes de varianza

7.     Reportes de análisis de tiempos

8.     Reportes del estado del trabajo

TECNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS: PERT Y CPM

Tanto la técnica de evaluación y revisión (PERT) como el método de ruta critica (CPM). Fueron desarrollados en la década de 1950 para ayudar a los administradores en la programación, supervisión y control de grandes proyectos complejos. El primero fue CPM en 1957, desarrollado por J. E. Kelly Remington Rand y M. R. de duPont para ayudar en la construcción y el mantenimiento de las plantas químicas de duPont. PERT fue desarrollada de manera independiente en 1958 por Booz, Allen y Hamilton para la Marina de estados Unidos.

El marco de trabajo de PERT y CPM

PERT y CPM siguen seis pasos básicos:

1.     Definir el proyecto y preparar la estructura del trabajo.

2.     Desarrollar las relaciones entre las actividades. Decidir qué actividad debe preceder y cuál debe seguir a otras.

3.     Dibujar la red que conecta todas las actividades.

4.     Asignar estimaciones de costos y/o tiempos a cada actividad.

5.     Calcular el tiempo de la ruta más larga a través de la red. Ésta se denomina ruta crítica.

6.     Usar la red como ayuda para planear, programar, supervisar y controlar el proyecto.

El paso 5 encontrar la ruta crítica, es una parte importante en el control del proyecto. Las actividades en la ruta crítica representan las tareas que se retrasan todo el proyecto a menos que se terminen a tiempo.

Los administradores pueden obtener la flexibilidad necesaria para completar las tareas críticas identificando las actividades no críticas para volver a planear, programar y reasignar la mano de obra y los recursos financieros.

Aún cuando PERT y CPM difieren en cierto grado en la terminología y construcción de la red, sus objetivos son los mismos. Además, el análisis empleado para ambas técnicas es muy parecido. La diferencia principal consiste en que PERT usa tres estimaciones de tiempo para cada actividad. Estas estimaciones se utilizan para calcular los valores esperados y las desviaciones estándar de cada actividad. Por su parte, CPM supone que los tiempos de las actividades se conocen con certeza por lo que requiere solo de un factor de tiempo para cada actividad.

Para ilustrar bien este aspecto, el resto de esta sección se centra en el análisis de PERT; muchos de los comentarios y procedimientos descritos se aplican por igual a CPM.

La importancia de PERT y CPM se debe a que facilitan la respuesta de preguntas como las que se presentan a continuación sobre proyectos con miles de actividades:

1.     ¿Cuándo concluirá el proyecto completo?

2.     ¿Cuáles son las actividades o tareas críticas del proyecto, es decir, qué actividades retrasan todo el proyecto si se demoran?

3.     ¿Cuáles son las actividades o tareas no críticas, o sea, las que pueden retrasarse sin detener la conclusión del proyecto final?

4.     ¿Cuál es la probabilidad de terminar el proyecto en una fecha determinada?

5.     Para una fecha dada, ¿El proyecto va a tiempo, retrasado o adelantado?

6.     Para cierta fecha, ¿El dinero gastado es igual, menor o mayor que la cantidad presupuestada?

7.     ¿Se dispone de suficientes recursos para determinar el proyecto a tiempo?

8.     Si el proyecto debe terminar en menos tiempo. ¿Cuál es la mejor manera de lograr la meta al menos costo?